Chia Ca Cấu trúc bảng
| Cột | Ghi gì | Vì sao cần |
|---|---|---|
| STT, Họ tên, Nhóm | Nhóm: trưởng ca / giám sát / nhân viên chính / chuyên hãng… | Lọc, in theo nhóm; đếm quân số theo nhóm |
| Thứ 2 → Chủ nhật (7 cột) | Mỗi ô: mã slot + vị trí, ví dụ A1/S, B2, N3/SE; hoặc trạng thái OFF, NP, SBY | Một ô = một người một ngày; máy đọc được |
| Ca đêm | Ghi ở ngày bắt đầu ca (đêm thứ Hai = 22h thứ Hai → 02h thứ Ba) | Thống nhất để tính giờ nghỉ giữa ca |
| Cột tổng | Số ca, số đêm, số OFF trong tuần | Soát công bằng nhanh |
| Dòng “Lịch bay” | Phía trên bảng: từng slot bay ngày nào, giờ nào, cần mấy người | Là nguồn để đếm thiếu / thừa |
Quy ước giúp máy và người cùng đọc được
- Mã slot ngắn, cố định (A1, B2, N3…), vị trí sau dấu gạch chéo (/S, /G, /C, /SE). Hai ca một ngày:
B1 + A3. - Mã trạng thái riêng, không trùng mã slot: OFF, NP (phép), ỐM, CT (công tác), HỌC, SBY, K Đ (không làm đêm).
- Màu chỉ để nhìn, không dùng màu để mang nghĩa (máy không đọc màu; in đen trắng mất hết).
- Không gộp ô, không chèn ghi chú dài vào ô lịch – để cột ghi chú riêng.
Lỗi thường gặp khi lập bằng Excel
- Đếm quân số bằng mắt → thiếu 1 người ở chuyến đông, thừa ở chuyến vắng.
- Ca đêm ghi ở ngày kết thúc → giờ nghỉ tính sai, chấm công sai tháng ở tuần vắt tháng.
- Sửa lịch sau khi đã gửi ảnh vào nhóm → tồn tại hai “bản thật”.
- Mỗi tuần một file → không có lịch sử để cân bằng đêm / cuối tuần theo tháng.
Mẫu này chính là định dạng Chia Ca Gọn nhập và xuất: dán file Excel hiện có là lấy được nhân viên, lịch bay, phân công; xuất ra lại đúng mẫu để nộp.
Câu hỏi thường gặp
Đội tôi ghi ca bằng chữ S / C / T (sáng, chiều, tối), có dùng được không?
Được: khai S, C, T là ba slot với giờ bắt đầu – kết thúc; phần mềm vẫn đếm người, tính giờ nghỉ và chấm công như slot chuyến bay.