Chia Ca | Excel | Phần mềm xếp ca | |
|---|---|---|
| Thời gian làm lịch tuần (đội 40 người) | 3–4 giờ | 20–30 phút (chủ yếu soát) |
| Đếm người từng chuyến | Tay / công thức COUNTIF dễ hỏng khi đổi slot | Tự tính từ slot, báo thiếu ngay |
| Soát giờ nghỉ giữa ca, đêm liên tiếp | Gần như không | Tự động, tô đỏ ô vi phạm |
| Công bằng theo tháng | Tự đếm cuối tháng | Luôn có, cân bằng khi chia |
| Nhiều người cùng sửa | Gửi file qua Zalo, dễ lệch bản | Một bản duy nhất, thấy ai đang sửa, nhật ký |
| Nhân viên xem lịch | Ảnh chụp bảng trong nhóm chat | Trên điện thoại, chỉ lịch của mình, báo khi đổi |
| Nghỉ đột xuất | Gọi vòng quanh | Gợi ý người thay đủ điều kiện |
| Chi phí | 0 đ + công sức | ≈ 124.000–150.000 đ/tháng cho cả đội |
Khi nào Excel vẫn đủ
Đội dưới 10 người, ca cố định, ít ca đêm, một người làm lịch và ít thay đổi trong tuần. Lúc đó Excel (hoặc Google Sheets) nhanh và quen.
Khi nào nên chuyển
- Lịch phụ thuộc lịch bay / nhu cầu thay đổi theo ngày.
- Có quy tắc nghỉ, năng lực vị trí (Sup, hãng) phải tuân thủ.
- Hơn một người sửa lịch, hoặc lãnh đạo cần xem thống kê.
- Nhân viên hay hỏi “tuần này em ca gì”, “sao em đêm nhiều”.
Chuyển không mất công
Phần mềm tốt phải nhập được chính file Excel bạn đang dùng (danh sách nhân viên, lịch bay, order nghỉ), và xuất ra đúng mẫu Excel đơn vị đang nộp. Chia Ca Gọn làm được cả hai, kể cả đọc ảnh chụp bảng lịch cũ để học năng lực từng người. Dùng thử 30 ngày song song với Excel rồi hãy quyết.